French/Élections 2009

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Voici la traduction des annonces de JulietS dans le forum général. J'ai gardé la première personne, c'est bien entendu JulietS qui parle.


Le plan

DP a grandi suffisamment, et je pense qu'il est maintenant temps pour nous d'avoir une structure mieux définie formellement. C'est le moment pour DP de passer du stade de dictature bienveillante au stade de démocratie. Ces termes sont exagérés, mais permettent d'être clair. En particulier il est important pour moi qu'évolue au sein de DP la méthode de succession de la direction.

J'ai discuté de cela avec les PF et les squirrels, et je suis arrivée à une proposition. C'est une proposition comprenant de nombreux détails et facettes, et qui pourrait apparaître comme un grand changement pour DP. En réalité, je m'attends à ce qu'en final ça ne fasse pas de grande différence quant au quotidien sur le site, tout en permettant à DP de progresser dans des directions différentes. Mais puisque le sujet est si complexe, je ferai une suite de messages pour expliciter chaque aspect. Ce fil de discussion est verrouillé, pour conserver toute l'information à la même place. J'ai également mis en place un fil de discussion en parallèle.

Voici l'idée maîtresse de mon plan, détaillée dans les messages suivants.

Au lieu de n'être qu'une fiction légale permettant à DP de manipuler de l'argent, la fondation DP, à travers son Conseil (en anglais: Board), prendra un rôle plus actif sur le site. Le Conseil sera étendu pour comprendre 5 personnes, comprenant moi-même (JulietS), Greg Newby, et trois nouveaux membres qui seront élus par la communauté. Détails de l'élection à suivre. Responsabilité des membres du Conseil à suivre. J'espère être maintenue dans mon rôle de président du Conseil, bien qu'il reviendra à la première réunion du Conseil d'en décider. Je démissionnerai de tous mes rôles de dictateur bienveillant et le Conseil nommera un Directeur Général (anglais: General Manager), qui n'est pas un membre du Conseil, pour prendre la plupart des responsabilités que j'avais. Plus sur les rôles du Conseil et du Directeur à suivre, bien qu'en final la définition précise de qui fait quoi sera du ressort du Conseil.

JulietS, 8 mars 2009.

Que font les membres du Conseil?

Bien que quelques personnes soient peut-être déjà familiarisées avec le fonctionnement du conseil d'administration des associations ne faisant pas de profit, je suppose que ce n'est pas le cas de la plupart. Au niveau le plus simple, le Conseil a réellement deux responsabilités: nommer le Directeur Général, et approuver le budget.

Voici une approche légèrement plus nuancée pour définir le rôle des membres du Conseil, tirée du livre "Les secrets des conseils d'administration qui réussissent: les meilleures pratiques pour les professionnels des associations sans profit", par Carol Weisman. Mes commentaires sont en italiques.

«Les responsabilités des membres du conseil sont de deux ordres: la gouvernance, et le soutien.
Les responsabilités de gouvernance sont les responsabilités formelles et légales des membres du conseil. Les responsabilités de soutien sont les responsabilités bénévoles qui aident l'organisation à accomplir sa mission.
Gouvernance
Membre du conseil comme chargé de la conformité: est-ce que l'organisation opère en conformité avec toutes les règles et réglements qui la gouverne? Par exemple: avons-nous rempli la déclaration d'impôts et est-ce que l'information est à jour?
Membre du conseil comme gardien de la mission: est-ce que nous servons le bien public avec les ressources qui nous sont allouées? (traduction: est-ce que nous accomplissons notre mission en faisant le meilleur emploi de nos bénévoles) Que faisons-nous bien? Que pourrions-nous mieux faire?
Membre du conseil comme manager: avons-nous le bon directeur exécutif? (le directeur exécutif et le directeur général sont la même chose)
Membre du conseil comme auteur de politique: qu'est-ce qui doit guider notre travail? Il y a des grandes politiques et des petites politiques. L'heure à laquelle les employés prennent leur repas est une petite politique. La mise en place d'un service d'appel d'urgence 24 heures sur 24 est une grande politique. Le Conseil est concerné par les grandes politiques, qui affectent l'organisation entière et ont l'impact le plus grand sur les missions de l'organisation. Par exemple: un service d'appel d'urgence en cas de viol adopte une politique consistant à masquer le numéro de la personne appelant pour conserver la confidentialité; une organisation offrant des services aux immigrants adopte une politique selon laquelle on ne demande pas à voir les papiers des personnes avant de fournir certains services.
Travaux de soutien:
Membre du conseil comme ambassadeur: Représenter l'organisation vis-à-vis des groupes extérieurs.
Membre du conseil comme leveur de fonds: Très important pour la plupart des associations, mais pas pour nous.
Membre du conseil comme consultant maison: également important pour de nombreuses associations, mais cette communauté offre ses compétences si spontanément que je n'anticipe pas que ce point nécessite l'attention des membres du Conseil (hormis ce qu'ils auraient fait de toute façon).»


Sur la plupart des conseils, pratiquement tout le travail est vraiment fait par des sous-comités. Je ne pense pas que nous soyons une organisation assez grosse pour avoir besoin de ça. J'espère qu'à mesure que DP grandira, le Conseil grandira également et, peut-être un jour, fera tourner la boutique ainsi. Pour l'instant, je m'attends à ce que le Conseil traite les sujets de sa responsabilité comme un comité unique. Les membres du Conseil devraient avoir la volonté de travailler à rechercher de nouvelles directions pour DP, sur des sujets variés comme les solutions à nos problèmes de débit, ou la publicité et les opportunités de recrutement de nouveaux membres.

La durée d'un mandat pour les membres du Conseil sera de 3 ans, en interdisant plus de 2 mandats consécutifs (bien qu'il soit possible de faire plus de deux mandats en tout). Une partie des membres sera élue chaque année.


La fondation DP est déclarée conformément à la loi de l'état du New Jersey. Cette loi impose que les "trustees" (terme que j'utilise de façon interchangeable avec "membre du Conseil") soient âgés au minimum de 18 ans. Il n'y a pas de restriction de nationalité. Les statuts ont été rédigés de façon à permettre les réunions du Conseil par téléphone ou par email.

(Ajouté le 9 mars) Les "trustees" devront accepter de donner leur noms et adresse réels. Le formulaire que je remplis chaque année auprès de l'état du New Jersey exige d'avoir au moins les noms et adresses des agents du Conseil (président, secrétaire, trésorier). Je ne me souviens plus s'il demande également les noms des autres membres. Comme je dois le remplir bientôt, je le ferai avec le conseil dans son état actuel.

JulietS, 8 mars


Élections, partie 1

Nominations: Normalement les nominations aux postes du Conseil seraient organisées par un sous-comité chargé des nominations. Pour l'instant ce sous-comité est moi-même. J'accepterai les candidatures pour les sièges du Conseil durant les deux semaines à partir de maintenant (8 mars). Pour ce cycle d'élection, voici mes règles: Vous ne pouvez pas porter candidat une autre personne. Vous devez vous porter candidat vous-même. Si vous pensez qu'une autre personne devrait se porter candidat, c'est à vous de persuader cette personne de se porter candidat. J'ai besoin d'être certaine que tous les candidats seront motivés pour tenir le rôle, et ce me semble être la meilleure façon d'atteindre ce but. Je vous demande de ne pas discuter dans les forums si vous vous êtes porté candidat. Il y aura une période de temps appropriée pour ça un peu plus tard. Les dépôts de candidature terminent le dimanche 22 mars à minuit, heure du serveur.

(ajouté le 10 mars:) Après la cloture de la période de dépôt des candidatures, je ferai connaître aux candidats déclarés quels sont les autres candidats, pour leur donner une chance de changer d'avis avant de rendre la liste publique.


Sans doute tous les candidats ne seront pas bien connus de la communauté. De plus il y a de nombreux bénévoles qui ne lisent pas les forums, mais qui peuvent souhaiter voter et élire en connaissance de cause. Pour cette raison, dans la semaine qui suivra la clôture des dépots de candidature, chaque candidat aura la possibilité de présenter des informations sur eux-mêmes. Je ne sais pas bien de quelle façon cette information sera présentée à la communauté. Ce sera peut-être dans un fil de discussion particulier, ou bien ailleurs sur le serveur. En tous les cas l'emplacement sera clair et public. Il y aura une limite sur la longueur, mais pas sur le contenu de ces informations.

Deux ou trois semaines après la publication de ces informations personnelles, nous commencerons le vote. Cela sera donc vers la semaine du 12 au 19 avril, si tout se passe bien.

J'aimerais pouvoir tenir une première réunion officielle du Conseil vers le premier mai.

JulietS, 8 mars

Élections partie 2

Qui vote? Les membres actifs de la communauté DP. Pour ce cycle d'élections, cela est défini comme étant toute personne qui a ouvert une session, ou a été actif d'une autre façon, dans les six derniers mois avant hier (7 mars 2009). Les nouveaux comptes utilisateurs créés aujourd'hui ou plus tard, ou les membres qui reviennent après une longue absence, ne pourront pas prendre part à cette élection. Le Conseil pourra décider autrement du mode d'organisation pour les élections suivantes.

Certaines personnes ont plus d'un compte utilisateur. Il est attendu que ces personnes ne voteront qu'une seule fois. Le but est de compter les voix des personnes, non des comptes.

Comment le vote aura lieu? C'est le point le plus délicat de tout le processus. Un sondage dans le forum n'est pas sécurisé. Helios a été suggéré comme un moyen sécurisé et impartial d'organiser les élections. Le seul problème avec Helios est qu'il est nécessaire de leur fournir la liste des adresses email valides, ce qui n'est pas autorisé par notre politique de confidentialité. Je suis réellement à la recherche d'aide de la part de la communauté sur ce sujet. S'il est impossible de trouver de meilleures alternatives, je pense que nous pouvons, avec suffisamment d'annonces préalables, obtenir de ceux qui s'opposent à ce que leur adresse email soit communiquée hors de DP qu'ils changent leur adresse email de façon temporaire. Dans tous les cas, une décision finale sera prise dans les prochaines semaines.

JulietS

Relations entre le Conseil et la direction du site

Pour les besoins de l'exposé, j'utiliserai le terme DE/DG (directeur exécutif ou directeur général) pour parler du management du site.

Je tire mon expérience sur les associations à but non lucratif de neuf ans passés au conseil d'administration d'une école indépendante. L'école a prospéré durant ce temps, et continue de le faire, donc je crois que nous étions/sommes un conseil d'administration efficace. Pour moi, le plus simple est d'illustrer la façon dont j'espère que les choses se dérouleront par des exemples tirés de cette expérience.

Dans le cas de l'école, les frontières de responsabilités étaient parfaitement claires. La Directrice de l'école était responsable de tous les aspects liés au personnel, au cursus, et à la gestion quotidienne. Elle rendait compte au conseil de sujets comme les admissions, car elles avaient un impact direct sur les finances, mais ça restait de son domaine. Le conseil avait la responsabilité d'approuver le budget, de développer des plans stratégiques, et, par une bizarrerie des statuts, de fixer le calendrier scolaire. Le conseil se réunissait six ou sept fois durant l'année scolaire, soit environ toutes les 6 semaines. Certaines années, il y avait relativement peu de choses à faire pour le conseil hormis la participation aux réunions. D'autres années, le conseil était extrêmement actif à travers ses sous-comités.

Pour donner un bon exemple, parlons des bâtiments et infrastructures. Il y avait un sous-comité du conseil dédié à ce sujet. L'entretien courant était géré par l'administration de l'école, et certaines années la seule tâche de ce sous-comité était de se réunir avec le gestionnaire une fois par an pour savoir ce qui était prévu pour l'année et s'enquérir de besoins particuliers à inscrire au budget de l'année suivante. Mais lorsque j'étais au conseil il fut décidé qu'il fallait rénover entièrement l'un des bâtiments les plus importants du site et y construire une extension. Un comité ad-hoc fut créé, incluant quelques membres du conseil, des enseignants, parents, et personnels de l'administration de l'école. Ce comité définit les objectifs à remplir par ce bâtiment, et certains critères importants à respecter. Un autre comité, composé de membres du conseil, reçut des cabinets d'architectes en entretien et en recommanda un au conseil. Le cabinet présenta au conseil entier son plan, avec quelques alternatives. Entre temps, le conseil entier s'activait à rassembler les fonds par une campagne d'investissement. Une fois passées les discussions usuelles sur les compromis et le budget, le conseil approuva un plan. Un nouveau sous-comité, composé de membres de tous les corps et incluant quelques personnes ayant une expérience du domaine, interviewa des entreprises du bâtiment et fit les recommandations au conseil. Un sous-comité plus restreint supervisa la construction. La directrice et l'administration de l'école se débrouilla avec tous les problèmes de fonctionnement avec un bâtiment en moins pendant la durée des travaux, mais la supervision d'un grand chantier était hors du périmètre des activités usuelles de la branche administrative, et ils étaient content de l'aide apportée par le conseil.

Il peut être utile de savoir que l'école était une très petite structure avec environ 200 élèves («pre-K thru 8th grade») et environ 160 familles. Une école plus grande aurait peut-être traité ces choses différemment. Mais le point important ici est que le conseil sut rester en dehors du fonctionnement quotidien de l'école, tout en fournissant le leadership et le soutien pour un projet qui nécessitait de trouver et de dépenser une grosse somme d'argent, et que la branche administrative n'avait ni l'expertise ni le temps de mener à bien seule.

J'espère que le nouveau Conseil laissera au DE/DG la gestion du site au quotidien. Les tâches comme la nomination de nouveaux facilitateurs de projets, ou la recherche de nouveaux squirrels, les décisions sur qui faire figurer dans les remerciements pour les projets de Google récupérés via TIA, les décisions finales dans le cas de certains bénévoles à problèmes, les requêtes et approbations de nouvelles fonctionnalités dans le code du site, l'huile à ajouter dans les rouages quand cela est nécessaire, le fait de rester à l'écoute de l'humeur de la communauté, le fait de s'assurer que les disques défectueux sont remplacés par la garantie, etc. etc. devraient toutes être du domaine du DE/DG. Dans le cas de l'achat d'un nouveau serveur, le DE/DG ferait (ou trouverait quelqu'un pour faire) toutes les recherches et ensuite présenterait une recommandation au Conseil, qui autoriserait la dépense.

L'une des fonctions importantes du Conseil est de fournir de l'assistance et de l'expertise au DE/DG sur demande. Il revient au Conseil d'identifier les problèmes majeurs. Par exemple, un problème majeur peut être «notre processus d'entrées/sorties ne fonctionne pas bien.» En général le DE/DG devrait alors faire quelque chose pour résoudre le problème. Pour donner un exemple dans le cas de l'école, ce serait un peu comme de dire «nos élèves ne reçoivent pas une éducation adéquate.» La résolution du problème est le travail de la directrice, ou du DE/DG. Mais quand un problème de cette ampleur se présente, le DE/DG peut certainement demander l'aide du Conseil. De plus, les changements de code ou de documentation peuvent demander des moyens qui ne sont pas disponibles dans notre communauté, et ce serait au Conseil de résoudre ce problème. Mais ce serait au DE/DG de veiller que les travaux sont effectivement faits, et de gérer les détails.

À plus long terme, à mesure que la technologie progresse, il se peut que DP devienne inutile, ou qu'il ait un champ d'application bien plus spécialisé et limité. Les membres du premier Conseil ne seront pas nécessairement confrontés à cela, mais ce jour viendra. Dans tous les cas, le conseil devra rester bien présent pour traiter les problèmes qui affectent la mission de cette communauté. Quand tout se passe sans heurt, cela peut ne pas prendre beaucoup de temps. Mais quand arrivent les soucis majeurs ou les tâches importantes, comme de trouver un nouveau DE/DG, cela peut nécessiter plus de travail.

JulietS, le 9 mars.